El buen vínculo con la cadena de valor es esencial para alcanzar buenos resultados de negocios y mantenerse competitivos. Uno de los puntos de fricción entre las empresas y los proveedores está dada por la gestión de las facturas a pagar: documentos mal confeccionados o que se extravían, controles deficientes sobre pagos realizados, facturas que se procesan tarde y se rechazan cerca de la fecha de pago…
La aplicación de RPA (siglas en inglés por automatización robótica de procesos) al procesamiento de facturas elimina por completo todas esas rispideces.
Se trata de una de las áreas donde existe mayor experiencia a nivel mundial en términos de automatización y de procesos enteramente basados en datos, con lo cual no suele haber riesgo en la implementación mientras que, por el contrario, los beneficios saltan inmediatamente a la vista.
Una de las grandes ventajas de automatizar el procesamiento de facturas reside en el rápido retorno de valor, lo que a su vez provee un beneficio adicional que pocas veces se evalúa: automatizar el procesamiento de un área dinamiza inmediatamente los otros sectores de la empresa con los que interactúa.
¿La gestión de facturas se puede automatizar?
La gestión de facturas es un proceso que puede automatizarse de punta a punta: esto significa que la intervención humana es mínima y la eficiencia en los resultados, óptima.
Nada queda librado al azar en la gestión de pago a proveedores. Se agilizan el monitoreo de aquellas que se reciben (hoy por hoy, mayormente llegan en formato digital, o son fácilmente digitalizables, pero el gran volumen que aún persiste en papel constituye un verdadero pain para el negocio), su procesamiento o la extracción de los datos clave como el monto o el nombre del proveedor (puntualmente, este aspecto implica una integración con herramientas de machine learning).
También se comparan contra las órdenes de pedido y el arribo de las mercaderías o la prestación de los servicios solicitados para confirmar que los datos sean correctos, detectar y eliminar duplicidades o distribuir todos los datos pertinentes a los sistemas de conciliación bancaria, contables e impositivos. El circuito continúa hasta elaborar el pago para liquidar el documento o generar la devolución de gastos internos.
Los sistemas pueden detectar de manera automática cuando hay una factura cerca de su fecha de vencimiento y tomar las acciones necesarias: enviar una notificación de tipo push al área de finanzas o, directamente, activar el pago en los sistemas de gestión.
Beneficios de automatizar pago de facturas
Los beneficios de automatizar la gestión de pago a proveedores van desde una reducción en el gasto del procesamiento de facturas hasta la prácticamente eliminación de errores por verificación cruzada con otros sistemas o bases de datos, pasando por un mayor enfoque por parte de los responsables históricos del área en tareas de valor agregado para la organización: trato personalizado con los proveedores, negociación de mejores condiciones en base a buenos comportamientos de pago, mejoras en los procesos de la cadena de valor o detección de alternativas de suministro.
Con las alertas adecuadas, es posible capitalizar los descuentos por pago anticipado que imponen algunos proveedores y evitar las multas por demoras que establecen otros. Incluso cuando no existen premios ni penalizaciones, el pago en fecha garantiza un buen vínculo, una baja en los reclamos por parte del proveedor (que implica a su vez el uso de algún recurso humano para atenderlo) y, por supuesto, también entregas en fecha.
En épocas en que se habla de la experiencia y la satisfacción de los clientes, la RPA aplicada a la gestión de pago a proveedores no solo mejora la gestión, genera ahorros y aumenta la productividad, sino también -y tal vez más importante- lleva experiencia y satisfacción a la cadena de suministro.
