por Melisa Vidal, Diretora de Programas da Xtendo Global.

A pandemia representou um desafio sem precedentes na história do trabalho: o teletrabalho.

Nesse contexto, essa alternativa se mostrou uma ferramenta importante para garantir a operabilidade das empresas.

Os benefícios são claros para todos:

a redução do tempo de deslocamento e a possibilidade de os colaboradores se concentrarem em suas tarefas. Além disso, a flexibilidade de horários e a liberdade de trabalhar fora das instalações da empresa tornaram-se um fator positivo.

No entanto, essa liberdade não deve ser uma desculpa para incentivar o isolamento e a perda de contato com os colegas.

De acordo com o documento:

“Teletrabalho durante e após a pandemia da COVID-19”, da Organização Internacional do Trabalho (OIT), apenas uma fração da força de trabalho trabalhava em casa; por exemplo, na União Europeia a incidência variava entre 30% ou mais, enquanto países como Dinamarca e Suécia registravam 10%, assim como a Holanda.

Nos Estados Unidos, o índice sobe para 20%, no Japão 16% e na Argentina apenas 1,6%.

Nesse sentido, a gestão de estágios dentro das empresas deve ser ajustada à situação, tanto para estabelecer prioridades quanto para gerenciar objetivos, carga de trabalho, tarefas e prazos.

Para isso, é essencial que toda a equipe seja gerenciada com base em três pilares fundamentais:

gestão de desempenho, comunicação e digitalização, conforme recomendado pela OIT. Mas antes, preciso falar com você sobre um ponto fundamental: a confiança.

Gerar confiança com a equipe de trabalho

Antes de implementar os pilares da comunicação, é vital transmitir confiança, pois isso garante que as equipes se adaptem ao ritmo de trabalho esperado pela organização. Dessa forma, os objetivos serão cumpridos com transparência e segurança no momento de sua execução.

Sugere-se que os líderes realizem atividades extracurriculares mensais de apoio para gerar espaços de integração que também sirvam para alinhar as expectativas da empresa.

A ideia é alcançar um equilíbrio entre a personalidade do colaborador e as responsabilidades a serem desenvolvidas ao longo do dia.

Além disso, devem ser realizadas pausas ativas para proporcionar mobilidade ao corpo e oxigenação ao cérebro, para que o colaborador se sinta confortável no ambiente de trabalho. Para melhorar a eficácia e a produtividade, muitas pessoas optam pela metodologia Pomodoro, que consiste em dividir o trabalho em blocos de tempo separados por uma breve pausa, geralmente de cinco minutos. A ideia é melhorar os resultados.

Como focar os objetivos da empresa?

Os pilares recomendados pela OIT são etapas a serem seguidas. O primeiro é reconhecer dentro da organização quais são as prioridades, desenvolver um diagnóstico de competências entre os colaboradores, incentivar os funcionários a se expressarem quando se sentirem sobrecarregados e reconhecer que o tempo sem conexão é necessário para executar bem as tarefas a serem entregues.

Agora, conhecendo essas premissas, é importante desenvolver os três pilares para obter resultados positivos com as equipes trabalhando em casa:

1. Gestão de desempenho
   

Este é, sem dúvida, o pilar que a maioria das organizações mais enfatiza, pois se baseia no desempenho da equipe e no cumprimento de toda a estratégia planejada.

A Organização Internacional do Trabalho (OIT) destaca como relevante que o teletrabalho seja baseado no diálogo, na cooperação e na colaboração, conforme indicado no guia mencionado anteriormente. Além disso, assegura que o melhor método é o processo denominado gestão por resultados, no qual a equipe de gestão e os colaboradores estabelecem um método comum de avaliação da produtividade.

A gestão incluirá a identificação de objetivos, tarefas, supervisão e discussão sobre o processo que está sendo realizado. O objetivo é tornar as tarefas flexíveis sem que o colaborador sinta pressão. Além disso, deve-se levar em conta que:

• Seja claro quanto aos resultados esperados; ou seja, seja muito específico sobre o que se espera do colaborador.
• Forneça feedback oportuno, regular e descritivo ao colaborador.
• Dê feedback positivo por um trabalho bem realizado.
• Priorize chamadas de vídeo em conversas relacionadas ao desempenho.

2. Digitalização

Este ponto refere-se ao uso de tecnologias como computação em nuvem, ferramentas de programação e todas aquelas aplicações ou plataformas online que facilitam o acesso remoto e o trabalho colaborativo, como por exemplo o Microsoft Teams.

A digitalização avança em um ritmo tão acelerado que é necessário manter os colaboradores em constante aprendizado para que não se sintam desprotegidos diante das mudanças drásticas que estão ocorrendo atualmente.

Para alcançar a tão esperada produtividade semelhante à do escritório, a OIT afirma que é necessário garantir o acesso das equipes à tecnologia e às ferramentas adequadas.

Também é importante, como já mencionei, estabelecer um diálogo contínuo entre todos para detectar se existem dificuldades no uso das plataformas. Além disso:

• Revisar as necessidades e os recursos tecnológicos do colaborador que trabalha em casa.
• Incluir na política de teletrabalho modalidades de reembolso para apoiar os colaboradores que utilizam equipamentos, internet e ferramentas de comunicação para o desenvolvimento dos objetivos da empresa.
• Oferecer treinamento constante sobre as ferramentas a serem utilizadas.

3. Comunicação

Se há um ponto que deve ficar claro, é que equipes que trabalham remotamente enfrentam mais desafios de comunicação do que aquelas que trabalham presencialmente.

Quando os colaboradores passam muito tempo separados, o grau de isolamento profissional se intensifica, por isso é vital manter uma comunicação eficaz, com mensagens claras para que o fluxo de informações seja contínuo.

As organizações devem considerar o seguinte:

• Estabelecer um arquivo centralizado de todas as mudanças internas da empresa, atualizações e processos.
• Padrões de comunicação em que sejam definidos o tempo de resposta preferencial, o estilo de escrita e o tom.
• Permitir que os colaboradores optem pelas ferramentas que considerem mais eficazes e fáceis de usar.

A importância da saúde

A saúde é importante, e as empresas também devem garantir que suas equipes estejam bem, pois o estresse e a preocupação, para muitos, se intensificaram com o surgimento da pandemia.
De acordo com uma pesquisa da Kaiser Family Foundation apresentada no documento da OIT, quase metade dos adultos nos Estados Unidos foi afetada em sua saúde mental.

Muitos estudos demonstraram que o período intenso de confinamento despertou ansiedade, depressão, estresse, irritabilidade, insônia, raiva e esgotamento emocional.

É importante que os líderes de equipe estabeleçam uma escuta ativa para identificar se algum dos colaboradores está passando por uma situação específica.

Criar reuniões individuais para conhecer as preocupações e, assim, oferecer vínculos mais próximos e empáticos.

Algumas empresas estão apostando em plataformas que promovem o bem-estar emocional nas organizações; por exemplo, a ifeel, uma solução holística que aumenta a motivação e a retenção de talentos ao aplicar aspectos psicológicos ao mundo dos negócios.